TIETOSUOJASELOSTE

Laadittu 29.2.2020, päivitetty 13.1.2023

EU:n tietosuoja-asetus (2016/679), Henkilötietolaki (523/1999), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007), sähköisen viestinnän tietosuojasäännökset (Tietoyhteiskuntakaari 917/2014).

Tämä tietosuojaseloste koskee Puheterapeutti Katja Linkalan (tmi) puheterapia-asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjällä on sopimus potilaskortisto- ja laskutusohjelma Diariumin. Finnish Net Solutions Oy:n kanssa. Rekisterinpitäjä on liittynyt Kanta-palveluihin tammikuussa 2023.

Rekisterin nimi, rekisterin pitäjä:

Puheterapeutti Katja Linkalan asiakasrekisteri, Katja Linkala

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Katja Linkala

Rykmentintie 26, 02680 Espoo

050 4114294

katja.linkala@gmail.com

Y-tunnus: 3016094-5

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

• Puheterapia-asiakkaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu ja toteutus
• Terapiapalveluiden laskuttaminen
• Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu

Rekisterin tiedotustavat:

Asiakkaan informoiminen suullisesti ja kirjallisesti kuntoutussopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Lisäksi tietosuojaseloste on saatavissa pyydettäessä kirjallisena milloin tahansa.

Rekisterin tietosisältö:

• Asiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• Alaikäisen asiakkaan huoltajien nimet ja yhteystiedot sekä heidän nimeämänsä yhteyshenkilö
• Asiakkaan kuntoutussuunnitelmasta vastaavan tahon yhteystiedot
• Maksusitoumustiedot ja hoitoa koskevat laskutustiedot
• Puheterapian kannalta välttämättömät tutkimus- ja hoitotiedot
• Puheterapiasopimus ja -suunnitelma -asiakirjat
• Terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvat, videotallenteet
• Ajanvaraustiedot
• Asiakaspalautteet

Säännönmukaiset tietolähteet

• Asiakkaan, alaikäisen asiakkaan huoltajan tai heidän nimeämän yhteyshenkilön ilmoittamat tiedot
• Lähettävän tahon lähetteessä olevat tiedot
• Maksajan maksusitoumuksessa ja sen liitteenä annetut tiedot
• Hoidosta/kuntoutuksesta vastaavan tahon antamat tiedot
• Tutkimuksen ja kuntoutuksen aikana muodostuneet tiedot

Tietojen säännönmukainen käsittely ja luovuttaminen:

• Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä
• Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen (potilaslaki 785/1992/13§) tai asiakkaan, alaikäisen asiakkaan huoltajan tai yhteyshenkilön luvalla tehtyä terapiasopimusta noudattaen
• Jatkohoitotilanteessa tietoja voidaan luovuttaa potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhoidon toimintayksikölle ja/tai ammattihenkilölle
• Tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle asiakkaan tai huoltajan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lakisäännöksen perusteella
• Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle

Rekisterin säilyttäminen ja suojaaminen:

• Paperinen aineisto (esim. allekirjoitetut terapiasopimukset/ -suunnitelmat, asiakaspalautteet) säilytetään lukitussa arkistokaapissa. Sähköinen aineisto tallennetaan Diarium-ohjelmaan tai muistitikulle, joka säilytetään ed. mainitussa arkistokaapissa.
• Pääsy aineistoihin on vain rekisterinpitäjällä. Kuvat ja videotallenteet hävitetään mobiililaitteilta, kun niiden käyttötarkoitus on saavutettu.
• Sähköisen potilasasiakirjajärjestelmän tiedot on tallennettu suojattuun Diarium-potilaskortisto- ja laskutusohjelmaan. Rekisteriin pääsee vain tunnistautumalla sallituksi käyttäjäksi käyttäjätunnuksen ja säännöllisesti vaihdettavan salasanan avulla.
• Tietokone ja mobiililaitteet on suojattu salasanoin, virustorjuntaohjelman ja palomuurin avulla.

Rekisteritietojen säilytysajat:

• Dokumenttien säilytysaika on Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukainen. Dokumentteja säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai ellei sitä ole tiedossa, niin 120 vuotta.
• Jäljennökset toisten terveydenhuollon yksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet:

• Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja. Kirjaukset terapiakäynneistä näkyvät myös Kanta-palveluissa tammikuusta 2023 alkaen niillä asiakkailla, joiden hoitosuhde ja kuntoutusjakso on alkanut liittymisen jälkeen. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tarkastus on kerran vuodessa maksuton, ylimenevistä tarkastuspyynnöistä veloitetaan 50€ korvaus.
• Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Näissä tapauksissa rekisteröity ottaa yhteyden rekisterinpitäjään.
• Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, kun odotetaan rekisterinpitäjän vastausta pyyntöön tietojen oikaisemisesta, rajoittamisesta tai poistamisesta.
• Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus siirtää suostumukseensa perustuvia henkilötietoja järjestelmästä toiseen.
• Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus asiakaskirjojen luovuttamiseen, suostumiseen/epäämiseen sekä suostumuksen muuttamiseen milloin tahansa.
• Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille (https://tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun -toimisto), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteydenotot:

• Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.