TIETOSUOJASELOSTE

Laadittu 29.2.2020, päivitetty 18.10.2020

EU:n tietosuoja-asetus (2016/679), Henkilötietolaki (523/1999), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007), sähköisen viestinnän tietosuojasäännökset (Tietoyhteiskuntakaari 917/2014).

Tämä tietosuojaseloste koskee Puheterapeutti Katja Linkalan (tmi) puheterapia-asiakkaiden sekä hänen alihankintasopimuksen (Tmi Puheterapeutti Heidi Leirimaa) mukaisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjällä on sopimus potilaskortisto- ja laskutusohjelma Diariumin. Finnish Net Solutions Oy:n kanssa. Kanta-palveluun siirtyminen tapahtuu myöhemmässä vaiheessa.

Rekisterin nimi, rekisterin pitäjä:

Puheterapeutti Katja Linkalan asiakasrekisteri, Katja Linkala

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Katja Linkala

Rykmentintie 26, 02680 Espoo

050 4114294

katja.linkala@gmail.com

Y-tunnus: 3016094-5

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • Puheterapia-asiakkaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu ja toteutus
  • Terapiapalveluiden laskuttaminen
  • Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu

Rekisterin tiedotustavat:

Asiakkaan informoiminen suullisesti ja kirjallisesti kuntoutussopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Lisäksi tietosuojaseloste on saatavissa pyydettäessä kirjallisena milloin tahansa.

Rekisterin tietosisältö:

  • Asiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • Alaikäisen asiakkaan huoltajien nimet ja yhteystiedot sekä heidän nimeämänsä yhteyshenkilö
  • Asiakkaan kuntoutussuunnitelmasta vastaavan tahon yhteystiedot
  • Maksusitoumustiedot ja hoitoa koskevat laskutustiedot
  • Puheterapian kannalta välttämättömät tutkimus- ja hoitotiedot
  • Puheterapiasopimus ja -suunnitelma -asiakirjat
  • Terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvat, videotallenteet
  • Ajanvaraustiedot
  • Asiakaspalautteet

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakkaan, alaikäisen asiakkaan huoltajan tai heidän nimeämän yhteyshenkilön ilmoittamat tiedot
  • Lähettävän tahon lähetteessä olevat tiedot
  • Maksajan maksusitoumuksessa ja sen liitteenä annetut tiedot
  • Hoidosta/kuntoutuksesta vastaavan tahon antamat tiedot
  • Tutkimuksen ja kuntoutuksen aikana muodostuneet tiedot

Tietojen säännönmukainen käsittely ja luovuttaminen:

  • Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä
  • Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen (potilaslaki 785/1992/13§) tai asiakkaan, alaikäisen asiakkaan huoltajan tai yhteyshenkilön luvalla tehtyä terapiasopimusta noudattaen
  • Jatkohoitotilanteessa tietoja voidaan luovuttaa potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhoidon toimintayksikölle ja/tai ammattihenkilölle
  • Tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle asiakkaan tai huoltajan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lakisäännöksen perusteella
  • Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle

Rekisterin säilyttäminen ja suojaaminen:

  • Paperinen aineisto (esim. allekirjoitetut terapiasopimukset/ -suunnitelmat, asiakaspalautteet) säilytetään lukitussa arkistokaapissa. Sähköinen aineisto tallennetaan Diarium-ohjelmaan tai muistitikulle, joka säilytetään ed. mainitussa arkistokaapissa. Kelan asiakkaiden kohdalla kopiot maksusitoumuksista on talletettu tmi Puheterapeutti Heidi Leirimaan lukittuun arkistokaappiin.
  • Pääsy aineistoihin on vain rekisterinpitäjällä. Kuvat ja videotallenteet hävitetään mobiililaitteilta, kun niiden käyttötarkoitus on saavutettu.
  • Sähköisen potilasasiakirjajärjestelmän tiedot on tallennettu suojattuun Diarium-potilaskortisto- ja laskutusohjelmaan. Rekisteriin pääsee vain tunnistautumalla sallituksi käyttäjäksi käyttäjätunnuksen ja säännöllisesti vaihdettavan salasanan avulla.
  • Tietokone ja mobiililaitteet on suojattu salasanoin, virustorjuntaohjelman ja palomuurin avulla.

Rekisteritietojen säilytysajat:

  • Dokumenttien säilytysaika on Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukainen. Dokumentteja säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai ellei sitä ole tiedossa, niin 120 vuotta.
  • Jäljennökset toisten terveydenhuollon yksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet:

  • Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tarkastus on kerran vuodessa maksuton, ylimenevistä tarkastuspyynnöistä veloitetaan 50€ korvaus.
  • Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Näissä tapauksissa rekisteröity ottaa yhteyden rekisterinpitäjään.
  • Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, kun odotetaan rekisterinpitäjän vastausta pyyntöön tietojen oikaisemisesta, rajoittamisesta tai poistamisesta.
  • Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus siirtää suostumukseensa perustuvia henkilötietoja järjestelmästä toiseen.
  • Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus asiakaskirjojen luovuttamiseen, suostumiseen/epäämiseen sekä suostumuksen muuttamiseen milloin tahansa.
  • Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille (https://tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun -toimisto), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteydenotot:

  • Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.